Testvirksomheden:

 

Færre fejl og effektiv udnyttelse af ressourcer

 

Virksomheden CP er blandt de syv, der har testet DRA ledelsessystemet. Målet for dem er at skabe merværdi hos kunderne, og de kan allerede se en positiv effekt.

 

”What gets measured gets done! Så simpelt er det,” siger direktør Peter Rassing fra CP. I mere end et år har CP testet – og været med til at forme DRA systemet – og siden januar 2011 har det været fuldt implementeret i den midtsjællandske udlejningsvirksomhed. Effekten er tydelig. I teståret har de mere end halveret antallet af reklamationer, og deres udkørende mekaniker bør skifte titel til hjemmegående.

 

Rigtigt første gang

Michael Bruun sidder i salgs- og udlejningsleddet og er kvalitetsansvarlig hos CP. Han har været en af nøglepersonerne i forbindelse med implementeringen af DRA systemet i firmaet.

”Det første indtryk er, at det medfører en masse bureaukrati. Men efterhånden fandt jeg ud af at det gør hverdagen nemmere. Det er godt at få belyst de daglige rutiner. Tingene bliver mere håndgribelige, og på den måde kan man også se og måle en forbedring, når vi korrigerer en fejl,” siger Michael Bruun.

Han ser, at medarbejderne igennem hele systemet bliver mere opmærksomme på ikke at gentage fejl, der én gang er set og beskrevet. Med andre ord, tingene bliver efterhånden gjort rigtigt første gang.

 

God atmosfære

Når tingene bliver gjort rigtigt første gang, er der også en større grad af tilfredshed hos medarbejderne. En mekaniker, hvis job det er at køre ud med et mobilt værksted, er ikke nær så ofte ude – for der er ingen fejl at reparere. Det er nu primært almindelig periodisk service og vedligeholdelse på langtidsudlejet grej, han kører ud til.

”Jeg fornemmer helt klart, at der er en bedre atmosfære når man ikke hele tiden skal slukke ildebrande, men i stedet kan konstatere at tingene glider,” siger Michael Bruun.

Den gode stemning kan også føres ud i kundeleddet, hvor kunderne oplever mindskede funktionsproblemer.

”Tingene fungerer, det rigtige tilbehør er der, ordrebehandlingen og leveringen fungerer, så der er ingen sure miner,” siger Michael Bruun.

 

Korrigerende adfærd

CP er en virksomhed der er vokset fra 2 til 50 ansatte på et par årtier, så man har stille og roligt indarbejdet rutiner, der fungerer i hverdagen. Men nu er man en mellemstor virksomhed med ansvar for store ordrebeholdninger og projekter, så DRA systemet er en kærkommen hjælp til at få struktureret og optimeret processerne igennem hele virksomheden.

”Med DRA systemet kan vi løbende optimere processerne. Rutiner bliver nedskrevet. Vi kan se, hvad der sker og hvad der skal gøres, og ansvarsområder bliver synliggjort,” siger Michael Bruun. Han påpeger endvidere, at det er uhyre vigtigt med gentagende kommunikation rundt i hele virksomheden, ellers slækkes der på fokus, og man ser tilbøjeligheder til at glide tilbage i gamle rutiner.

 

Bedre logistik

Hos Claus Bang, der er leder af værkstedet, er der også kommet mere struktur på tingene.

”Vi er næsten 100 % sikre på, at alt er i orden, når det kører herfra. Der er helt faste rutiner for materiellet og modulerne, når tingene kommer retur og på kort tid efterses, gøres klart og funktionstestes til hurtig genudlejning. Selv om materiellet umiddelbart ser ud til at være i orden, kommer alt alligevel igennem værkstedet til et eftersyn. Vi dobbelttjekker hellere frem for at rette fejl,” siger Claus Bang.

Et nyetableret kontor i 1. sals højde inde i værkstedet med pc og reoler med ringbind vidner om, at der er kommet mere papirarbejde for Claus Bang, men til gengæld er der mindre arbejde med at rette fejl, påpeger han.

 

Merværdi

Peter Rassing kan tydeligt se, at der er kommet en mere effektiv udnyttelse af ressourcerne.

”Vi kan tilnærmelsesvis tale om, at vi får stordriftsfordele i de enkelte afsnit i virksomheden. Alt bliver struktureret og organiseret så ressourcerne udnyttes bedst muligt. Og vigtigst af alt – vi kan dokumentere, at tingene bliver gjort,” siger han.

Målet for ham er at skabe merværdi for kunderne i form af maksimal oppe-tid på grejet, og at der ikke opstår problemer med manglende tilbehør eller uhensigtsmæssig opstilling af moduler m.m. Alt sammen noget, som CP, ifølge direktøren, kan sikre sig og dokumentere ved at udnytte DRA systemets kvalitetssikringsdel.

”Vi har stor respekt for den økonomiske situation, og hvad pressede kalkulationer medfører af krav til funktion og effektivitet for vores samarbejdspartnere. Der er simpelthen ikke plads til nede-tid på grejet,” siger Peter Rassing, der er godt tilpas med at have halveret antallet af reklamationer.

 

Fokus på miljøet

Et andet område, som DRA systemet har fokus på, er miljøet.

”Vi påtager os også et ansvar i forhold til miljøet. Vi tilrettelægger indkøb af materiel og produktion af moduler med øje på en minimering af miljøbelastningen,” siger Peter Rassing.

Hos CP har man igennem længere tid haft fokus på miljøet.

”Det har passet os godt at DRA systemet kom, så vi med det kan stimulere og dokumentere vores fokus vedrørende miljø, arbejdsmiljø og kvalitet,” siger Peter Rassing, der pointerer, at princippet ”første gang rigtigt”, og måling heraf, samtidig fjerner mange overflødige omkostninger og kilder til ærgrelse og irritation.

 

God, bedre, bedst

”Det er muligt, at det går meget godt, men måske kan noget gøres bedre. Verden er uendelig dynamisk. Derfor er konstante forandringer, tilpasninger, system/procesovervejelser og optimeringer en nødvendighed, som selvkritisk adfærd og et velfungerende dokumentationssystem hjælper os til at holde i gang ” siger Peter Rassing. Han lægger stor vægt på at bruge fejlrapporterne til at skabe korrigerende adfærd hos de ansatte, så fejl ikke sker igen. Samtidig justerer han de processer, der ikke kører helt optimalt.

DRA systemet er skræddersyet til anlægs- og byggebranchen. Derfor mener Peter Rassing også, at systemet er nemt og hurtigt at implementere hos DRA’s medlemmer.

”De fleste har vel en ambition om at kunne gøre tingene bedre og få tilfredse kunder, så jeg kan bestemt anbefale andre at bruge DRA systemet. Og kan vi få alle i branchen til at bruge det, vil vi stå meget stærkere både med hensyn til indsatsen for et forbedret miljø, arbejdsmiljø, kvalitet og ikke mindst lejet materiels konkurrenceevne overfor ejet materiel i byggebranchen,” siger Peter Rassing.